Manual de Compras
Introducción
El presente Manual de Compras tiene como objetivo establecer las normas, políticas y procedimientos que regulan el proceso de adquisiciones de bienes y servicios en Kruger School, buscamos garantizar la transparencia, eficiencia, calidad y el mejor uso de los recursos institucionales.
Objetivos del Manual
- Asegurar la adquisición de bienes y servicios, en condiciones óptimas de precio y oportunidad.
- Definir procedimientos claros y responsables para las compras.
- Garantizar la transparencia y la equidad en las contrataciones.
- Fortalecer los principios de legalidad, eficiencia y economía institucional.
- Planear la administración, gestión de recursos y procesos relacionados con las compras, para permitir a la Alta Dirección el cumplimiento de objetivos.
Alcance
El presente manual aplica a todas las adquisiciones de bienes, servicios y contrataciones realizadas en Kruger School, en todas sus sedes, las políticas son de obligatorio cumplimiento para la adquisición de bienes, servicios y suministros de Kruger School. Las definiciones de este documento aplican al equipo y todos los colaboradores de la institución que estén involucrados de alguna forma en la operación de compras, o que actúen en cualquiera de las siguientes fases: Planeación de las compras, requerimiento de compras, requisiciones, registros, pagos.
Estructura Organizativa para Compras
- Gerente Financiero: responsable final de aprobar las compras.
- Departamento de Compras/Coordinador Administrativo: Encargado de ejecutar y supervisar los procesos de adquisición.
- Solicitantes: Áreas o departamentos que requieren bienes o servicios.
- Comité de Compras: órgano colegiado para compras mayores a USD 3000.
Clasificación de Compras
- Compras Menores: Hasta USD 250. Se realiza mediante cotización directa.
- Compras Medias: De USD 251 a USD 3,000. Requieren al menos tres cotizaciones.
- Compras Mayores: Más de USD 3,001. Deben realizarse mediante concurso o licitación interna.
Procedimiento General de Compras
- Solicitud de Compra: El área solicitante debe llenar un Formulario de Requisición, detallando el bien o servicio, cantidad, especificaciones técnicas y justificación.
- Revisión y Aprobación: El Departamento de Compras revisa la solicitud y valida el presupuesto disponible.
- Cotización o Concurso: Según el monto estimado, se solicita cotizaciones o se organiza un concurso.
- Evaluación de Propuestas: Se analizan las ofertas en base a criterios de precio, calidad, tiempo de entrega y experiencia del proveedor.
- Adjudicación: El Departamento de Compras realiza la adjudicación, o si es compra mayor, se convoca al Comité de Compras.
- Orden de Compra: Se emite formalmente la orden de compra al proveedor seleccionado.
- Recepción de Bienes o Servicios: El área solicitante verifica la recepción conforme a la orden de compra.
- Pago al Proveedor: Una vez recibido el bien/servicio y validada la factura, se procede con el pago en los plazos acordados.
Selección de Proveedores
- Se debe contar con un Registro de Proveedores actualizados. Debe contar con un RUC que coincida con la actividad económica.
- El proveedor debe emitir comprobantes autorizados que coincidan con el RUC.
- Cuentas bancarias, el proveedor debe contar con una cuenta bancaria que coincida con el nombre del RUC.
- Crédito. El proveedor debe alinearse a la política de crédito corporativa. Mínima de 30 días.
- Los proveedores deben cumplir requisitos de experiencia y legalidad.
- Se dará prioridad a los proveedores que cumplan con todas las características establecidas en este documento.
Control y Auditoría
- Se realizarán auditorías internas periódicas.
- Cada compra deberá contar con respaldo documental.
- Las inconsistencias serán reportadas inmediatamente a la Dirección.